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Metodología para la investigación de hechos que provienen del canal de denuncias corporativo

por | May 21, 2022 | Blog, Oficial de cumplimiento | 0 Comentarios

Comparte: CARLOS A BOSHELL NORMAN

Los cambios normativos y regulatorios que se han venido presentando en diferentes países del mundo, pero especialmente en nuestro país en la lucha contra la corrupción, soborno y fraude especialmente, vienen de la mano con obligatoriedad de Programas de Transparencia y Ética Empresarial, que iniciaron en el sector público y como buenas prácticas en el sector privado, al que luego con ciertas características la llevaron al soborno trasnacional y ahora con la nueva ley 2195 de 2022 contra la corrupción que permitió la inclusión del parágrafo a “los estándares internacionales y nuevas prácticas”, dentro de los cuales debemos considerar los estándares internacionales de adopción voluntaria como son la Norma BASC Sistema de Gestión en Control y Seguridad, ISO37001:2016 Sistema Gestión Antisoborno, ISO37301:2021 Sistema Gestión de Cumplimiento, entre otros.

Pero muchas veces los comportamientos ilícitos o casos de corrupción no se detectan porque los empleados tienen miedo a las posibles consecuencias de denunciarlos a través de los canales internos existentes.

A menudo las organizaciones introducen los canales de denuncia para facilitar que los empleados comuniquen asuntos que no se sentirían cómodos discutiendo con un directivo, como los casos de discriminación sexual o racial o información que pueda incriminar a un compañero, la mejor fuente de información proviene de sus propios empleados y asociados de negocios.

Cuando nos preguntamos qué es un canal de denuncias, podríamos tener varias definiciones, entre las cuales que es una herramienta que permite a los empleados y a otras personas alertar confidencialmente a una organización sobre sospechas de mala conducta, que es importante para reducir los riesgos y crear confianza, ya que permite a los directores detectar la mala conducta en una etapa temprana. Los canales de denuncias previenen que las personas cometan actos de fraude, corrupción, acoso y otras acciones indebidas, puede ayudar a su organización a cumplir con sus responsabilidades legales y normativas, pueden ayudar a sacar a la luz problemas importantes, que de otro modo permanecerían ocultos, y mostrar a los empleados que sus preocupaciones se toman en serio.

Algunos de los términos más utilizados para referirse a un canal de denuncias los podemos encontrar como sistema whistleblowing, canal de denuncias externo, canal de denuncias compliance, canal de denuncias anónimas, línea directa de denuncia de irregularidades, canal de irregularidades por fraude, línea de prevención de pérdidas, línea de ayuda, muchas organizaciones deciden denominar o referirse a su canal de denuncias de un modo específico para reflejar el propósito deseado o fomentar solo determinados tipos de denuncia de irregularidades.

El papel de un denunciante es importante al hablar abiertamente cuando ha sido testigo de una posible infracción o incumplimiento normativo, habitualmente en el contexto del lugar de trabajo, esta persona denuncia lo que sabe a través de un canal de denuncia de irregularidades, revelando la información que la organización necesita para comenzar una investigación. La definición jurídica de un denunciante de irregularidades, en cuanto a protección jurídica se refiere, puede variar de un país a otro.

Las características principales de un canal eficaz de denuncia esta por ejemplo en el acceso, donde los empleados tienen acceso al servicio por teléfono, a través de Internet, el teléfono móvil o en persona, las 24 horas del día, los 7 días de la semana. Es importante la confidencialidad ya que cuando las legislaciones nacionales lo permiten, los empleados pueden comunicar sus preocupaciones de forma anónima y con confianza, y se les mantiene informados sobre el progreso del caso si lo desean. Además, la seguridad y cumplimiento es vital en el canal de denuncia, se debe cumplir con todas las normas y regulaciones, incluidas las leyes de protección de datos, en todos los territorios que abarca, las políticas deben estar actualizadas y accesibles. La visibilidad donde se informa el servicio tanto a los empleados nuevos como existentes, aplicando los procesos para reforzar la concienciación a través de campañas de formación y comunicación, también el valor cuantificable que se da a través de los datos de las denuncias donde podemos realizar un seguimiento del rendimiento del canal de denuncia y se identifican áreas que son motivo de preocupación en la organización, cuando es posible, el rendimiento se compara con empresas similares, y por último el apoyo por parte de los directivos al diseño, desarrollo, implementación y mantenimiento del canal de denuncia y su programa asociado cuente además  con el apoyo de los altos cargos, la cero  tolerancia hacia las represalias contra las personas que denuncian las irregularidades. Muchas organizaciones ponen su canal de denuncia a disposición de otras partes interesadas, como proveedores y socios externos. Esto puede ofrecer una oportunidad para recopilar incluso más información sobre los posibles riesgos para la organización.

 DONDE PROVIENE LA INFORMACIÓN A INVESTIGAR

  1. De los canales de denuncias digitales

Los canales de denuncias digitales son canales que permiten a los empleados denunciar irregularidades en línea a través de una aplicación web, la ventaja principal de este tipo de canal es que garantice el anonimato completo del denunciante que es fundamental para que los denunciantes se atrevan denunciar y les permite a los denunciantes adjuntar archivos, textos, imagines, u otra evidencia potencial. Los sistemas de denuncias en línea también guardan todos los datos en un solo lugar, estos datos están protegidos y almacenados en una forma segura con el fin de facilitar a la empresa el cumplimiento de las regulaciones obligatorias o de adopción voluntaria, además pueden estar integrados en el software de la línea de denuncias y no debemos olvidar que todas las acciones de los usuarios pueden ser registrados automáticamente en las líneas de denuncias digitales.

  1. De los canales de denuncias telefónicas

Permiten que la persona denuncie haciendo una llamada telefónica regular al operador designado, al igual que los canales digitales, pueden estar disponibles las 24 horas del día, todos los días del año, y permitir cierto grado de anonimato. Sin embargo, las líneas telefónicas son menos seguras ya que la información por lo general no puede ser encriptada durante todo el proceso.

Las líneas directas telefónicas de denuncia son menos rentables porque no permiten el seguimiento automático de los asuntos y, en consecuencia, toda la información tendrá que ser registrada manualmente, las llamadas telefónicas tampoco permiten una amplia gama de dispositivos, y por eso son menos fáciles de usar, sin embargo en países donde el acceso a Internet no está muy extendido, o para grupos de empleados que no están acostumbrados a escribir, las líneas directas telefónicas de denuncia son una opción buena.

  1. De las denuncias de irregularidades cara a cara

Las denuncias de irregularidades cara a cara es una opción a la línea de denuncias tradicional que brinda la oportunidad al encargado del canal (alta dirección), demostrar al denunciante que se toma en serio sus preocupaciones, y que la información debe llegar a las personas que tengan la responsabilidad y las habilidades para hacerse cargo de sus denuncias. Es bueno que el denunciante inmediatamente reciba comentarios del asunto, pero no existe una protección automática de los datos, ni un seguimiento eficaz de los asuntos. Obviamente, no hay anonimato en este tipo de denuncias. Las denuncias de irregularidades cara a cara tienen una desventaja enorme en comparación con otras alternativas, ya que este tipo de denuncia requiere una gran cantidad de confianza entre ambas partes.

  1. De las direcciones de correo electrónico

Las direcciones de correo electrónico es otra forma de línea de denuncias por la que algunas organizaciones optan, aunque su instalación es sencilla y menos costosa, están acompañados con riesgos significativos, al no poderse encriptar completamente un correo electrónico, quedando vulnerables al no estar bien protegidos, en consecuencia, la organización arriesga no cumplir los requisitos legales, los mensajes también pueden ser leídos o manipulados por personas no autorizadas, esta falta de seguridad reduce significativamente la confianza que los denunciantes potenciales podrían tener en esta forma de línea de denuncias, reduciendo la probabilidad de que informen de sus preocupaciones. Al igual que las líneas directas telefónicas de denuncia, y las hechas por correo electrónico no incluyen un seguimiento y una gestión de los casos, esto significa que las denuncias por correo electrónico son tanto arriesgadas como ineficientes.

QUE ELEMENTOS DEBE TENERSE EN CUENTA PARA ADELANTAR UNA INVESTIGACIÓN EXITOSA

  1. COMPROMISO real y efectivo por parte de la Gerencia / Alta dirección de la organización, que garantice un apoyo total a la labor y toma de decisiones oportunas.
  2. Tener unos OBJETIVOS CLAROS y ESTABLES para ejecutar la actividad de investigación, esto garantizará una línea neutra a seguir.
  3. Definir una ESTRATEGÍA BIEN CONCEBIDA por parte del equipo investigador facilitara la ejecución con la efectividad esperada.
  4. Una investigación debe también tener una DURACIÓN BIEN CALCULADA, la efectividad dependerá en mucha medida de este alcance y el acierto en la toma de decisiones también.
  5. La competencia en los investigadores es vital, por eso la COMBINACIÓN ADECUADA DE RECURSOS Y EXPERIENCIA garantizara el éxito.
  6. Es perentorio que todas las actividades que se desarrollen y EJECUTEN siempre ACORDE A LA LEY.

Luego de tener claridad sobre los elementos que garanticen el éxito ahora revisemos cuales son las CUALIDADES que debemos desarrollar en una investigación, entre las que tenemos:

  1. OBJETIVA: Manteniéndose objetivo y enfocándose en el uso de la hipótesis investigativa racional, evitando cuidadosamente la intervención del prejuicio.
  2. EXAHUSTIVA: Seguir todas las pistas relevantes hasta su conclusión lógica y centrarse en la corroboración de todos los hallazgos clave de la investigación.
  3. RELEVANTE: Determinar eficazmente la relevancia de la información, considerando un espectro adecuado y la profundidad de detalles, sin recolectar tantos datos que confundan los hechos del caso y empantanen la investigación o, incluso, oscurezcan la verdad.
  4. EXACTA: La credibilidad de la fuente, ya sea una evidencia humana, física o electrónica, o el resultado de una observación o vigilancia.
  5. OPORTUNA: Capacidad para completar rápidamente una investigación, y para resistir la presión de fuerzas externas que inapropiadamente, apuran o demoran un caso, dañando así la calidad de la resolución.

Luego de establecer la clase y tipo de investigación es importante definir en primera instancia cual será el OBJETIVO se debe tener en cuenta al preparar una metodología se debe tener en cuenta las siguientes Fases:

  1. Conocimiento del evento/hecho.
  2. Formulación de hipótesis.
  3. Planeación de la investigación.
  4. Plan de trabajo.
  5. Desarrollo investigativo.
  6. Consolidación de los elementos materiales probatorios, pruebas y evidencias.
  7. Informe de investigación 

MÉTODOS INICIALES PARA ESTABLECER LOS HECHOS A INVESTIGAR

Para llevar a cabo la investigación de la denuncia, el área correspondiente podrá utilizar los siguientes métodos:

  1. Entrevistas

Al inicio de la investigación, se sugiere tener una conversación con la persona denunciante, para poder tener mayor claridad sobre el caso. Si la denuncia fue anónima, se intentará contactar a la persona por el mismo medio en que realizó su señalamiento. Se tendrán también entrevistas con las personas involucradas directa o indirectamente en el caso, se sugiere tener en lo posible a dos personas entrevistadoras, con el objetivo de cumplir con el principio de “cuatro ojos”. Cuando las circunstancias de distancia o tiempo lo obliguen, la entrevista podrá llevarse a cabo de manera telefónica o por video-llamada, pero siempre deberá quedar debidamente documentada con las preguntas y respuestas correspondientes.

Al inicio de la entrevista se le hará saber a la persona entrevistada, que tanto la investigación como lo que se platicará con ella, será de carácter confidencial y deberá de proporcionar información veraz de lo contrario podrá ser acreedora a una sanción. No obstante, en ningún momento se podrá coaccionar a la persona entrevistada para permanecer en la entrevista o para responder a las preguntas. Al final de la entrevista, el documento con las preguntas y respuestas deberá ser firmado de manera física o electrónica, tanto por las personas que entrevisten como por la persona entrevistada.

  1. Revisión de otro tipo de pruebas

Se llevará a cabo una revisión de la documentación e información física o electrónica relacionada directa o indirectamente con la investigación, con el fin de validar cada uno de los puntos recabados en la denuncia inicial o bien aquella que haya sido revelada durante las entrevistas realizadas. La información física o electrónica revisada, deberá de ser debidamente preservada a través de las medidas adecuadas y legalmente permisibles. Tanto para la revisión como para el resguardo de la información, deberán de tomarse en cuenta las leyes del país. Específicamente, las relacionadas con datos personales e información confidencial.

ESTABLECER EL CONOCIMIENTO DEL HECHO DENUNCIADO

Compuesto de cuatro elementos a tener en cuenta como son:

  1. Hechos: Es decir la descripción de las circunstancias de modo, tiempo y lugar de ocurrencia del evento denunciado.
  2. Personas: Es la identificación y ubicación de las personas involucradas con los hechos/evento, el grado de su vinculación, su identificación como víctimas y testigos, entre otras.
  3. Bienes: Son todos los elementos materiales probatorios involucrados en un hecho/eventos
  4. Lugares: Se refiere a la ubicación geográfica de los puntos donde ocurre el hecho/evento o que tienen que ver con la ocurrencia del mismo.

FORMULACIÓN DE LA HIPÓTESIS

Es el posible planteamiento de las circunstancias en que se presentaron los hechos /eventos, y cuya línea de investigación se encargara de ratificar o descartar, se debe tener en cuenta que debe tener:

  1. Elementos de juicio para formularla.
  2. Deben abarcar todas las posibilidades que brinda la información.
  3. Libre de cualquier suposición que tenga origen en prejuicios, sentimientos o intereses personales.

PLANEACIÓN DE LA INVESTIGACIÓN

En esta fase se define la línea de investigación y se prepara los recursos para plantear el plan de la investigación teniendo en cuenta:

  1. Establecer qué actividades se va a adelantar, quiénes lo van a hacer y con qué recursos se cuenta para adelantar la investigación.
  2. Determinar el tiempo de ejecución.
  3. Conformar un equipo de trabajo. (Individual).
  4. Definir la coordinación de la investigación.
  5. Seguir Plan de trabajo

PLAN DE TRABAJO

A tener en cuenta:

  1. Objetivo General de la investigación
  2. Análisis de la información de los Hechos/Evento denunciado
  3. Recolección y Análisis de Información adicional
  4. Formulación de Hipótesis
  5. Actividades a realizar
  6. Control y seguimiento
  7. Conclusiones 

DESARROLLO INVESTIGATIVO DE LA DENUNCIA

Al saber cuál es la línea de investigación, efectuar la planeación y plan, se debe proceder al desarrollo de la investigación teniendo en cuenta:

  1. Ejecución de las actividades de investigación.
  2. Práctica de pruebas técnicas.
  3. Buscar información anteriormente registrada.
  4. Exploración de las coincidencias y las diferencias entre información.
  5. Análisis confiabilidad de las fuentes.

CONSOLIDACIÓN DE LOS ELEMENTOS MATERIALES PROBATORIOS, PRUEBAS Y EVIDENCIAS.

Se debe obtener:

  1. Elementos Materiales Probatorios, pruebas y si es el caso evidencia necesaria
  2. El objetivo del análisis de estos elementos es la búsqueda de la verdad.
  3. No olvidar que el mal manejo de los elementos materiales probatorios, pruebas o evidencia puede dañar el caso.

INFORME INVESTIGACIÓN DE DENUNCIA

Es la forma de documentar las actividades y trazabilidad de las actividades desarrolladas y cuyo fin tiene:

  1. Registro de las diligencias investigativas desarrolladas por el investigador.
  2. El registro en el informe debe cumplir con los requisitos internos, legales y con los principios que caracterizan el informe de investigación.
  3. Tiene como fin comunicar

CLAUSURA O CIERRE INVESTIGACIÓN CANAL DE DENUNCIA

Una vez recolectada la suficiente evidencia para finalizar la investigación, el área investigadora deberá documentar sus conclusiones mediante un resumen de:

La denuncia, la metodología de investigación, los hallazgos y la determinación, en primera instancia de si efectivamente se cometió una violación y/o conducta que deba sancionarse.

Este reporte deberá presentarse a un comité conformado por personas de nivel directivo o decisorio, que puedan tener la neutralidad suficiente para tomar una decisión, siempre y cuando no tengan relación contundente con la investigación.

Para el caso de que se considere que una persona pueda no ser imparcial en determinada investigación, podrá ser excluida de tomar decisiones sobre ésta.

RESOLUCIÓN Y DECISIÓN DE LAS ACCIONES SIGUIENTES A LA DENUNCIA

Con base en el informe presentado al comité, éste lo aceptará en los términos presentados por el área investigadora o bien, retará los hallazgos y conclusiones sugeridos, debiendo llegar a un consenso de la mayoría de las personas presentes. Se determinarán entonces las sanciones y medidas de mitigación de riesgo que correspondan, cuando la denuncia sea procedente. En la determinación de las sanciones, se estará en sintonía con las legislaciones laborales locales y podrán tomarse en consideración los siguientes factores:

  1. Gravedad de la violación.
  2. Reincidencia de la persona denunciada.
  3. Cooperación de la persona denunciada.
  4. Razón de la violación (negligencia o dolo).
  5. Frecuencia de la violación.
  6. Si la sanción es consistente con otras impuestas en cuestiones similares

De considerarse prudente, dependiendo del resultado de la investigación, el área investigadora deberá de documentar e informar las conclusiones alcanzadas y las sanciones respectivas a las áreas involucradas, aquella persona que, dentro de la investigación viole las obligaciones de confidencialidad, mienta sobre los hechos investigados o se descubra que deliberadamente ocultó información, también se hará acreedora a recibir la sanción pertinente

Esperamos que esta información sea de utilidad en sus procedimientos de investigación de las denuncias en su organización.

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