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La importancia de un informe bien redactado

por | May 21, 2022 | Blog, Oficial de cumplimiento | 0 Comentarios

Comparte: CARLOS A BOSHELL NORMAN

Cuántas veces hemos sido testigos de diferentes actividades desarrolladas de forma oportuna y profesional que se han visto desvirtuadas por la presentación de un inadecuado informe, llevando al traste con cualquier resultado.

Para saber cómo se hace un informe, primero es importante despejar las dudas sobre qué es un informe. En líneas generales, el informe es un texto sobre una situación o un hecho en el que se describen las características o el desarrollo de los mismos. Está sustentado en la observación y es ideal para presentar al lector con todo lo que necesita saber sobre lo sucedido. Un informe redactado correctamente debe ser elaborado con un lenguaje claro, preciso, concreto y objetivo. Se debe evitar incluir apreciaciones personales haciendo uso de formas verbales como: creo, pienso, me gustaría, deseo, etc., las cuales deben ser sustituidas por otras como: se observa, se ha analizado, se procedió, etc.

Características de un informe

Es elaborado principalmente para informar, por lo que debe ser escrito con una estructura enunciativa, y aunque también compone datos para transmitir los resultados, el autor produce una interpretación a partir de estos que detalla en la conclusión. Es importante que el autor realice una fundamentación argumentativa firme que sustente sus afirmaciones conclusivas y también a sus recomendaciones y que también queden demostradas con el análisis de los datos estadísticos presentados.

Las características principales de un informe son:

  • Es el resultado a un requerimiento o solicitud de un superior o cliente, está dirigido a una persona o grupo de personas que poseen la obligación de leerlo y evaluarlo.
  • Se realiza para con el fin de ser la base especifica que aporta información relevante a la hora de tomar decisiones.
  • Generalmente contienen tablas, cuadros, gráficos estadísticos y otras formas para la clasificación, organización y presentación de los datos
  • Debe ser Claro. Se usa un lenguaje simple y directo para que sea comprendido por toda la audiencia a la que se dirige.
  • Debe ser Objetivo. Se basa en hechos e información comprobable y no incluye las opiniones o punto de vista del redactor.
  • Debe ser Estructurado. Responde a ciertos criterios y se expone siguiendo una estructura narrativa de: introducción, desarrollo y conclusión.
  • Periódico. Suele publicarse según una determinada cantidad de tiempo.
  • Específico. Tiene un objetivo determinado y apunta a una temática o cuestión a resolver o analizar dentro de un campo de estudio.

Como se estructura un informe

Para la redacción de un informe escrito se puede organizar y plasmar el contenido según la siguiente estructura:

  • Introducción. Explica brevemente de qué tratará el informe y los objetivos.
  • Detalla la información principal, en muchos casos con subtítulos y elementos paratextuales, y eventualmente, los pasos que orientaron la investigación. Plantea los argumentos,       los antecedentes y la metodología utilizada.
  • Conclusión. Pone en consideración los resultados más destacados o importantes.
  • Bibliografía. Detalla quiénes aportaron los datos y de qué forma. Se incluye al final del informe. En el caso de los informes que se exponen oralmente, la bibliografía puede estar a mano del informante, que acudirá a ella cuando necesite reforzar la validez de las afirmaciones.

Tipos de informes

Existen principalmente tres tipos de informes:

  • Se enfoca en narrar los hechos o secuencia de acontecimientos, pero sin análisis ni interpretaciones personales, por lo tanto, tampoco contiene conclusiones. Se especializa además por contener antecedentes sobre el hecho, que aportan a entender el porqué de su suceso. Es más bien una presentación objetiva de los hechos.
  • Especializado en el análisis y la interpretación de los hechos. Usualmente se utilizan para evaluar la implementación y resultados acerca de técnicas o procedimientos innovadores implementados, sirven a evaluar la vialidad de las nuevas implementaciones.
  • El cual predomina en el ámbito científico. Se enfoca en presentar tesis realizadas por el autor del informe. Se describe cada uno de los pasos realizados y las conclusiones acerca de los resultados obtenidos. Son realizados a partir de una investigación exhaustiva de los hechos.

Partes de un informe

La estructura general de los informes consiste en tres partes fundamentales:

  • Introducción. Sirve de presentación y donde aparecen detallados cuales son los objetivos deseados por los cuales se realiza el informe.
  • Se presentan los procedimientos y la metodología para lograr dichos objetivos planteados.
  • Conclusión. Se presentan los resultados obtenidos, la presentación de datos y su ligazón con los objetivos.

Etapas de confección de un informe

Se pueden distinguir distintas etapas para la realización de los informes:

  1. El inicio se da con la determinación de cuál es la información que se necesita como base fundamental del informe.
  2. Luego, se da la definición de las distintas actividades que se van a llevar a cabo, aquí se determinan cuáles van a ser las fuentes de información viables, la evaluación de los recursos materiales con los cuales se cuenta y la administración de los recursos humanos.
  3. En tercer lugar, se da la etapa de recolección de datos y la obtención de la información necesaria.
  4. En cuarto lugar, se realiza el análisis de los datos, su selección y descarte de datos que no sirven a la cuestión, su organización y comparación. Le prosigue su evaluación y la verificación.
  5. En quinto lugar, está la síntesis como producto del análisis, aquí se busca consolidar los resultados e integrarlos según la temática seleccionada. En esta etapa también se realizan los distintos gráficos que representan los resultados obtenidos.
  6. Por último, se da la organización y elaboración del informe escrito, incorporando los elementos que consideramos pertinentes para la demostración de los mismos

Redacción y estilo

Revisando un artículo de Alberto Farina nos indica que la redacción de un informe debe ser impersonal, directa y para que este sea eficaz ha de exigirse un gran esfuerzo de atención, objetividad y probidad profesional. A continuación, se dan algunas pautas de orden práctico que se deben tener en cuenta en la elaboración de un informe.

  • La sobriedad es un requisito muy importante, aunque no supone necesariamente sequedad (áspero y duro) o laconismo (breve o conciso)
  • En la redacción, no se deben emplear frases largas (de más de dos o tres líneas) y de gramática complicada.
  • Se debe evitar abundar en la utilización de términos pocos comunes y sobre todo aquellos que no son sustanciosos.
  • Ser objetivo. El informador deber ser fiel al «sentido de los hechos” por medio de una documentación sólida y no cambiarlos para darles un matiz peyorativo (idea desfavorable) o laudatorio (alabanza), según las circunstancias.
  • Se eliminará todo signo de parcialidad. Nada de imaginaciones desbordadas, nada de sentimiento, ni de indignación, ni de lirismo entusiasta.
  • Evitar el servilismo. En ocasiones se le pide al informador —sin duda una práctica deshonesta— que en la preparación del informe beneficie determinados intereses o puntos de vista. El informador no puede prestarse a ello y esto no excluye fidelidad a la empresa o institución que le recomendó el trabajo.
  • Debe haber definiciones, se debe eliminar la pasividad tomando todas las precauciones posibles para que su opinión esté fundamentada. Si no le fuese posible llegar a una certeza o conclusión sobre un punto determinado, no vacile en señalar esta situación.
  • Mencionar el mayor número posible de datos. Los números, términos, porcentajes o citas son factores de máxima importancia.
  • Cuando el informe fuese muy extenso, se debe dividir en capítulos. Con ello se puede acceder a un tema en particular con mayor celeridad.
  • Aquellos informes de carácter técnico sobre todo deben contener dibujos, croquis y/o planos que contribuyan a la interpretación del texto.

En la redacción del informe debe evitarse:

  • Falsear o exagerar los hechos
  • Deformar los hechos omitiendo algún pormenor
  • Equivocar ciertos datos, términos o citas
  • Hacer demostraciones matemáticas poco convincentes
  • Confundir los hechos con opiniones
  • Incurrir en contradicciones
  • Desarrollar en forma incompleta algún punto
  • Disponer secciones o párrafos en forma desordenada
  • Emplear periodos largos y complicados
  • Repetir innecesariamente la misma palabra o giro
  • Abusar de tecnicismos innecesarios

Como realizar un reporte de investigación

Un reporte de investigación es un tipo de documento académico o profesional que rinde cuentas respecto a los hallazgos y resultados obtenidos durante un proyecto investigativo de cualquier naturaleza.

Generalmente, estos estudios aspiran a responder una serie de preguntas o comprobar algún tipo de hipótesis en la materia, y es en el reporte donde esta información está desarrollada, explicada y sistematizada, lista para su presentación a terceros.

Todo reporte de investigación debe guiarse por los principios de un texto expositivo y argumentativo, ofreciéndole al lector la información de manera pausada, organizada y clara. Se basa en el principio de la objetividad y rigurosidad, ya que las opiniones, suposiciones o la ficción no tienen cabida en este tipo de informes.

Comúnmente, este tipo de textos se componen de:

  • Un índice. Que le permite al lector navegar por el contenido del reporte y saber dónde está cada cosa.
  • Una introducción. Que le ofrece una perspectiva general de la materia, el estado de las cosas antes de iniciar la investigación, los objetivos, alcance y limitaciones de la misma, esto es, su contexto y su motivación, y además le clarifica todos aquellos términos que necesite manejar para adentrarse en el cuerpo del trabajo.
  • Un marco metodológico. En el que se explica cuál fue el procedimiento puesto en práctica para llevar a cabo la investigación y por qué, se detallan los instrumentos, los métodos y las decisiones tomadas respecto a la conducción de la misma, justificando siempre sus razones adecuadamente.
  • Un marco teórico. En el que se detallan las hipótesis o las preguntas que dispararon la investigación y los autores que sirvieron para formularlas de manera adecuada o pertinente, así como los antecedentes que en la formulación del proyecto resultaron iluminadores.
  • Una sección de resultados. En la que se detalla de manera ordenada y sistemática lo que arrojó la investigación en sus distintas etapas, áreas o mecanismos, sustentándose siempre en citas, cifras, cuadros comparativos, gráficos y otras herramientas conceptuales que pongan en perspectiva lo encontrado.
  • Unas conclusiones. En la que se analizan los resultados obtenidos y se los sitúa dentro del contexto material, histórico o temático relevante, para explicar así qué es exactamente lo que se halló y por qué es importante, y qué significa a la luz del panorama completo.
  • Una bibliografía. En donde se hará referencia completa a todas las fuentes de información consultadas (libros, revistas, artículos, grabaciones, etc.), brindando la información necesaria para que otros puedan consultarlas a su vez.
  • Una sección de anexos. En donde irá toda la información suplementaria o adicional que permita adentrarse aún más en el tema de la investigación, incluso si no es estrictamente pertinente a la misma. Aquí pueden ir recortes, gráficos, tablas, etc., que pueden o no estar referidos dentro del cuerpo del trabajo.

Este tipo de reportes son frecuentes en distintas áreas del saber humano, desde las ciencias y la investigación tecnológica, hasta el mercadeo, la administración, la sociología, la estadística y muchas otras más.

Para concluir, los informes se deben realizar para que el lector lo entienda, no hecho para el autor, esa es la clave del éxito.

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